Eine Übersicht der Funktionen
TKO bietet für die Verwaltung der Termine im Standesamt eine Vielzahl von Funktionen. Der Funktionsumfang wird durch regelmäßige automatische Updates erweitert. Dabei arbeiten wir mit unseren Kunden an neuen Praxislösungen, die allen zugutekommen.
Einen guten Eindruck erhalten Sie bei einer unverbindlichen individuellen Online-Präsentation. Dabei können Sie und Ihre KollegInnen TKO kennenlernen und wir besprechen unverbindlich Ihre Anforderungen.
Kurze Kontaktaufnahme genügt und wir stimmen einen unverbindlichen Online-Präsentationstermin ab. Gerne stellen wir auch Kontakt zu FachkollegInnen her, die TKO bereits einsetzen.
Vorteile und Funktionen für den Bürger
Den BürgerInnen präsentiert sich TKO in einer modernen Oberfläche, die sich auf allen Endgeräten wie Smartphone, Tablet oder Desktop optimal bedienen lässt.
Die Oberfläche lässt sich in bestehende Kommunal-Webseiten einfach einbinden.
Der Bürger wird Schritt für Schritt durch den Reservierungsvorgang geleitet.
Schutz vor Spam ist wichtig: Ein unsichtbarer Spamschutz dient zum Schutz vor Spam und bietet trotzdem größtmöglichen Eingabekomfort für den Bürger.
E-Payment für Gebühren: Gebühren für Reservierungen können in den Reservierungsvorgang integriert werden. Über die Anbindung über z. B. ePayBL erfolgt die Verarbeitung automatisiert.
Nach Abschluss der Reservierung erhält der Bürger abhängig von Auslandsbeteiligung und Zeitraum, bis zum gewünschten Trautermin (größer oder kleiner 6 Monate) individuelle E-Mails zugestellt.
Alle Texte lassen sich vom Standesamt selbst ändern.
TKO beherrscht eine Fristüberwachung und automatisierte Erinnerung an den Bürger und das Standesamt.
Vorteile und funktionen für das standesamt
Die Bedienung von TKO erfolgt rein browserbasiert. Es muss also keine Software lokal installiert werden.
Über granulare Benutzerberechtigung können die Zugriffsrechte pro MitarbeiterIn individuell vergeben werden. Jeder sieht nur die erforderlichen Daten.
Für reservierbare Terminen können pro Trauort individuelle Regelungen hinterlegt werden. Dabei sind auch Abhängigkeiten zwischen Trauorten und Wegezeiten abbildbar. Feiertage werden automatisch berücksichtigt.
Übersichtliche Darstellungen in einer Wochen- oder Tagesansicht erleichtern die Ressourcenplanung. Über verschiedene Statusfarben ist im Kalender jederzeit die Übersicht gewährleistet.
Die Terminbearbeitung erfolgt in übersichtlichen Eingabemasken, so dass eine schnelle Einarbeitung gewährleistet ist.
Excel Exporte von Terminen, wahlweise mit und ohne persönliche Daten, erleichtern die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien.
Kurzübersicht der Funktionen
Rein webbasierte Lösung für die Planung und Verwaltung von Trauterminen in den Standesämtern.
Alle Termine im Standesamt verwaltbar (Geburt, Eheschließung, Namensänderung, sonstige Termine).
Bürger können freie Trautermine immer aktuell reservieren, bei voller Kontrolle durch das Standesamt.
Alle Informationen für eine Trauung zentral verfügbar und dokumentiert.
Übersichtliche Statusanzeige pro Termin mit Farbskala zur schnellen Übersicht. Tagesansicht zur Übersicht über alle Trautermine auf einen Blick.
Blockbuchungen verhindern Terminlücken an Trautagen. Individuell pro Trauort und nach Datum konfigurierbar.
Verschlüsselte Übertragung der Daten und gesicherter Zugang auf die Verwaltungsansicht durch Passwort und Beschränkung auf das interne Verwaltungsnetz.
Automatisierte E-Mail Kommunikation mit dem Bürger für Reservierungseingang und automatisierte Fristerinnerung.
Individuelle Benachrichtigungstexte speicherbar für eine individuelle Kommunikation mit dem Bürger.
Erinnerung an nicht bearbeitete Termine oder Fristüberschreitungen.
Übertragung der Termine in bestehende Kalendersysteme (z. B. MS Outlook®/Notes®) mit einfachem Klick möglich.
EU-DS-GVO konforme Löschung von Personendaten nach Durchführung der Eheschließung.
E-Payment Anbindung
z. B. über ePayBL, GrioPay, mPayment. Alle Zahlungsanbieter sind anbindbar.
Umfangreiche Exportmöglichkeiten zur Weiterverarbeitung der Daten.
Intuitiver Regeleditor zur Abbildung individueller Terminvergaberegeln.
Hosting im eigenen Rechenzentrum oder in der
it.x PES Cloud mit Standort Deutschland.